Minulle tulee aina aika-ajoin tarjouspyyntöjä erilaisilta asiakkailta, erilaisiin tilauksiin. Kuitenkin tarjouspyyntöjen sisällöt ovat hyvin erilaisia keskenään. Tarjouspyyntöön pyrin vastaamaan aina mahdollisimman nopeasti ja kattavasti, jotta jälkikäteen ei tule niin kuvaajalle kuin kuvattavallekaan erimielisyyttä sopimukseen kirjattavista nyansseista. Kerron tässä kirjoituksessa, mitä itse ainakin toivon löytyvän tarjouspyynnöstä.
Esimerkiksi yksinkertaisimmat tarjouspyynnöt ovat olleet luokkaa
”Haetaan valokuvaajaa hääjuhlaan heinäkuussa”
Tämän kaltaiset tarjouspyynnöt yleensä vievät kuvaajalta aikaa. Viestintä asiakkaan suuntaan, että milloin, missä jne ovat kaikki aikaa, jonka kuvaaja pyrkii saamaan laskulle. Tehokas viestintä siis takaa asiakkaallekin huokeamman kuvaushinnan.
Tarjouspyynnön tärkeimmät asiakohdat:
Itse koen, että molempien, niin kuvaajan kuin kuvauksen tilaajan ajan säästäminen on palvelua, jota kuvaajan tulee parhaimpansa mukaan tarjota. Mikä harmittaisikaan enempää kuin olla valmiina jo lähtemään kuvaukseen, kun selviäisikin että kuvaajalla ei olekaan tarvittavia valaistustarvikkeita hämärässä kuvaamiseen tai odottaa ilta-auringon kuvia, kun kuvaus on järjestetty aamusta?
Jotta valokuvaaja pystyy sinulle tekemään hyvän ja kattavan tarjouksen, sisällytä tarjouspyyntöösi ainakin nämä asiat:
Päivämäärä, tapahtuman luonne ja suuntaa-antava kellonaika.
On eri asia kuvata pelkästään tunnin vihkiminen kuin koko hääpäivä aamun valmisteluista aina illan pikkutunneille asti. Tai lapsen kaverisynttärit, onko tarkoitus vain ikuistaa synttärisankari vieraiden kanssa vai kuvata kynttilöiden puhallus ja aarteen onginta? Jotta kuvaaja voi tarvittaessa selittää tarjouksen hintaa asiakkaalle paremmin, on hyvä kertoa miten kauan kuvaajan läsnäoloa kaivataan.
Missä kuvaus tulee tapahtumaan?
Olen kuvannut hääpareja ja häitä niin ahtaissa ravintoloissa, isoissa juhlasaleissa kuin myös ulkona miljöössä. Erilaiset tilat vaativat erilaista kalustoa.
Kuvaajalla voi olla tilanne, että hänen kalustonsa ei ole kuvauspaikkaan soveltuva. Kellariravintolassa tai navetan vintillä järjestettävässä hääjuhlassa on hämärää ja lisävalaistus on todennäköisesti tarpeen. On myös mahdollista, että isoon juhlasaliin kuvaajalta ei löydy tarpeeksi ”zoomia” ja kuvaaja ei koe itseään parhaaksi mahdolliseksi vaihtoehdoksi tilaajalle.
Kerro siis tarpeeksi kattavasti, minkälainen miljöö kuvaukselle on ajateltu.
Minkälaiset kuvia halutaan tilaisuutta ajatellen?
Kuvaajaa auttaa paljon jo tarjouspyyntövaiheessa, jos tilaajalla on mahdollisuus jakaa 3-5 kuvaa esimerkiksi Pinterestistä siitä, minkälaista lopputulosta haetaan. Tällöin kuvaaja voi kertoa heti kättelyssä, että vaikkapa tyyli ei kohtaa tai kuvaajan resurssit taikka kalusto ei riitä kuvien lopputuloksen saamiseksi.
Ja vielä parempi on, jos asiakkas pyytää esimerkkigallerioita nähtäville vastaavista tiloista joissa kuvaus järjestetään, jolloin voidaan varmistua paremmin halutusta lopputuloksesta esimerkiksi valaistuksen haasteellisuuden kanssa.
Mikä on hintakattosi, tai pikemmin, hintahaitarisi?
Useimmilla kuvaajilla on minilaskutussumma, jonka alle he eivät liikahda kotoaan. Mielestäni, kuten aiemmin kirjoitin, hyvää palvelua kuvaajalta on säästää myös asiakkaan aikaa. Hintahaitarin kertomalla annat kuvaajalle mahdollisuuden kieltäytyä heti suoraan sellaisista töistä, jotka eivät tilaajan budjetilla ole mahdollista toteuttaa.
Hintahaitari auttaa myös kuvaajaa kertomaan esimerkiksi erilaisista kuvauspaketeista: hintahaitarin alarajalla olevalla paketilla saatte tietyn tuntimäärän kuvausta ja X kappaletta kuvia, mutta ylärajabudjetilla on mahdollista kasvattaa kuvauspakettia <tällä-ja-tällä-tavalla>.
Bonus: mitä ei kannata ainakaan tarjouspyyntöön sisällyttää
Onneksi vasta itsellä on ollut kuvausura vielä niin lyhyt, että en ole vielä kuitenkaan satoja tarjouspyyntöjä nähnyt. Kuitenkin eräs tarjouspyyntö oli sellainen, että mietin hörähtäessäni, ymmärtääkö tilaaja sen, mitä pyytää:
Tarjouspyyntö: Hääkuvaus
Lisätiedot: Ei kuvankäsittelyä taikka koosteiden luomista. Riittää, että saamme kuvat käyttöömme.
Instagramissa voi löytää vinon pinon ennen ja jälkeen -kuvapareja hashtagilla #beforeandafteredit . Niitä kuvia katsellessa voi ehkä saada käsityksen, että kuvaajan työhön kuuluu enemmän itse editointia kuin itse kuvauspaikalla olemista: lopullisesti kuva herää henkiin, kun se käy editointipöydällä.
Onko sinulla juhlat tai jokin tapahtuma tiedossa? Kysy tarjoukseni!
Karoliina